Autora: Laís Casare

Head de Atendimento

Você, cliente, sabe como passar um bom briefing e transmitir informações para a sua agência? Quer saber mais sobre isso? Vem comigo!

Eu sou a Laís Casare, Head de Atendimento na Agência Canopus, e hoje vamos conversar sobre como e qual a melhor maneira de enviar informações e briefings para a sua agência.

Bom, o primeiro passo, e o mais importante, é: definir um objetivo.

Talvez você ainda não saiba qual é a sua real necessidade. Mas não se preocupe, sua agência de publicidade vai descobrir isso junto com você. Tudo vai depender de qual é o seu objetivo. É muito importante que você defina qual resultado você quer atingir com a sua campanha antes de fazer o pedido para a sua agência.

Nem sempre a gente sabe o que precisa logo de cara, né?! A gente pensa “preciso de um site, preciso de um anúncio, de um folder”. Enfim, identificamos a necessidade de ter algo novo, mas ainda não sabemos exatamente o quê. E na maioria das vezes a gente tem uma ideia e já quer pôr em prática. E é aí que entra o bom e velho briefing!

Mas o que é briefing?

Vou explicar para você. Briefing é um conjunto de informações sobre determinado job, é uma coleta de dados para o desenvolvimento de um trabalho. É um documento contendo a descrição da situação de uma marca, produto ou serviço, que apresenta seus problemas, oportunidades, objetivos e recursos que teremos para atingir esses objetivos. E para desenvolver o job a agência precisa saber qual é seu objetivo.

É com esse documento que você vai descobrir o que de fato você precisa.

Um bom briefing deve ter alguns pontos de questionamento que te levam a entender melhor a sua demanda, como, por exemplo: qual público eu quero atingir com esse job que estou demandando para a minha agência? Qual objetivo eu quero alcançar com esse público? Que verba teremos para isso?

O ideal é você ter um modelo de briefing que se encaixe no tipo de demanda que sua empresa gera. Existem alguns modelos de briefing mais genéricos que podem servir para vários tipos de demandas e que já são um ótimo ponto de partida. E é com esse documento que sua agência vai poder trabalhar assertivamente no que você precisa.

Quanto mais informações você colocar nesse briefing, quanto mais rico em detalhes ele for, melhor para todo mundo, para você, para sua agência e para o resultado final do trabalho.

Muitas vezes a gente deixa de transmitir algumas informações relevantes para nossa agência porque considera aquilo irrelevante. Mas essa pequena informação pode ser o que vai despertar na equipe da agência uma linha criativa mais consistente e mais robusta.

Então, não deixe nada de fora, passe todas as informações que você tiver. Tudo mesmo!

Por mais irrelevante que possa parecer para você, para a agência pode ser uma informação que fará toda a diferença.

Outra coisa: o atendimento da sua conta adora te ouvir! Então, não se preocupe se o seu e-mail estiver extenso demais ou a ligação durar mais de uma hora. Você pode pensar: “nossa, acho que estou escrevendo demais, falando demais”, mas saiba que a gente adora te ouvir! Quanto mais o cliente falar, melhor!

Beleza, briefing pronto! Agora é hora de enviar o briefing para sua agência. E qual é a melhor forma de fazer isso?

As duas melhores opções são: enviando por e-mail ou usando uma ferramenta de gestão.

Por quê? Porquê dessa forma você deixa o seu pedido documentado, com data, horário e em segurança. Algumas agências já trabalham com plataformas que automatizam essa parte de envio de briefings. A Canopus é uma delas!

A gente usa uma plataforma que possibilita ao cliente passar o briefing direto por lá. O cliente também pode acompanhar o andamento do job dentro da agência, fazer aprovações e considerações nas peças e isso vai direto para os responsáveis pelo job na agência através dessa ferramenta.

Essas ferramentas são uma boa opção para grandes agências, e para clientes que têm uma demanda grande de trabalhos, pois elas otimizam bastante o tempo de ambas as partes, e deixam tudo registrado em um histórico, com dia, hora e responsável pela ação.

Por falar em histórico, esse é outro ponto relevante quando a gente fala sobre transmitir informações.

É essencial manter o histórico de qualquer job sempre organizado. E isso significa usar 1 canal de comunicação oficial para tratar os assuntos relacionados a esse job.

O e-mail ainda é considerado o canal mais seguro, pois é possível alinhar informações entre as partes e criar um histórico bonitinho.

Claro que às vezes surgem algumas emergências e precisamos recorrer a outros canais, mas é legal registrar o que foi tratado “por fora” desse canal oficial para manter o histórico do job atualizado.

A tecnologia está aqui para nos ajudar. Celular, WhatsApp, Skype, e tantas outras ferramentas são super bem-vindas na hora de otimizar o recebimento de informações pela agência. Mas lembre-se: manter o histórico em um canal de contato pode muitas vezes salvar o seu job!

Os meios digitais nos ajudam muito, mas tem coisas que só podem ser descobertas e melhor entendidas durante um bate papo presencial. O contato humano ainda é muito importante nesse processo de transmitir informações. Quando a campanha é muito grande e o assunto é muito complexo, é fundamental reunir cliente e agência presencialmente.

Então, esteja aberto para receber sua agência ou ir até ela para transmitir briefings mais complexos. Esse contato próximo entre você e sua agência será muito fundamental para o resultado assertivo dos trabalhos.

É muito legal ter uma agência que faz parte da sua rotina, que é capaz de absorver informações e sentimentos nas entrelinhas para te trazer soluções mais alinhadas à sua expectativa.

Se ficou com alguma dúvida, entre em contato com a gente.

Até a próxima 🙂